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Le Assistenti di Direzione Rock sanno gestire l’agenda

Cosa accadrebbe se un Assistente di Direzione non avesse le competenze necessarie per gestire efficacemente l’agenda del Manager?

Il buon andamento dell’ufficio sarebbe compromesso con gravi ripercussioni che potrebbero ledere il buon nome dell’azienda!

L’Assistente di Direzione deve saper creare e coordinare un’agenda funzionale in linea con le esigenze del business, nel rispetto dei tempi e in sincronia con le necessità del Manager, del suo team di lavoro e di eventuali partner, tenendo conto anche delle esigenze di clienti e fornitori.

La gestione dell’agenda è una competenza di grande impatto, spesso sottovalutata.

Gestire l’agenda non significa semplicemente fissare riunioni, meeting, viaggi, conferenze, impegni (a volte anche personali) del Boss ma si esplica soprattutto nella capacità di monitorarne il buon esito e nel saper anticipare e risolvere eventuali contrattempi.

Spesso viene richiesto di rimodulare gli appuntamenti per far fronte agli imprevisti. Saper ricreare un’agenda razionale in base alle necessità inattese che scombinano le programmazioni di lungo periodo, richiede cognizione, flessibilità e prontezza.

La gestione dell’agenda è un compito delicato e importante che richiede:

  • capacità organizzative
  • precisione
  • diplomazia
  • intuito
  • proattività
  • una buona dose di pazienza
  • ottime abilità comunicative

Vi è mai capitato di dover comunicare e far accettare le informazioni sulla variazione di programma a persone contrariate e mal disposte?

Raccontateci la vostra esperienza!

#secretarypower

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